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Firmenumzug Checkliste

Firmenumzug meistern, Kisten packen, Marketing anpassen, Kunden informieren

Den Firmenumzug zu meistern ist eine große Herausforderung. Es geht nicht nur um das Verpacken von Material und um die Logistik, auch weitere Dinge wie zum Beispiel an die Aktualisierung von Werbung, Website und Marketing muss gedacht werden. Wir haben hier einige Punkte zusammengestellt.

6-4 Monate vor dem Firmenumzug

  • Informieren Sie Mitarbeiter, Betriebsrat und Kunden und Partner.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter so früh, wie es für Sie möglich ist. So können sie sich optimal auf den Firmenumzug einstellen.
  • Wenden Sie sich an Ihre Werbeagentur oder Werbedienstleister. (Neben der Aktualisierung der Adressdaten auf der Website und der Werbung müssen auch Ihre Drucksachen auf den neusten Stand gebracht werden)
  • Kümmern sie sich schon jetzt um entsprechende Handwerker. Die Handwerksbetriebe brauchen oft Vorlaufzeit. Planen Sie auch vorher noch genug Zeit mit ein, die der Umbau brauchen könnte und berechnen Sie eventuelle Verzögerungen mit ein. (Sie kennen keinen geeigneten Handwerksbetrieb? Sprechen Sie uns gerne an. In Remscheid und Umgebung können wir Ihnen gute Handwerksbetriebe empfehlen.
  • Thema IT – auch hier muss alles funktionieren. Kümmern Sie sich schon im Vorfeld darum dass auch hier alles früh genug geplant ist. Eventuell müssen neue Rechner oder andere technische Geräte angeschafft werden. Sprechen Sie hier frühzeitig mit Ihrem IT Dienstleister. Dieser wird Sie auch im Bereich Telekommunikation unterstützen.
  • Den neuen Standort bekannt machen. Vergessen Sie nicht Ihre Kunden über die Änderungen zu informieren. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen. Zum Beispiel über die Website, per Infoschreiben, E-Mail etc.
  • Möbel etc. sollten schon jetzt ausgesucht und eventuell schon bestellt werden. Manchmal gibt es hier lange Lieferzeiten.
  • Beschilderung (innen wie außen) Muss früh genug in Auftrag gegeben werden. Ihr Grafiker braucht Zeit für die Erstellung. Rechnen Sie aber auch Zeit für die Fertigung und Anbringung von Schildern und Schaufensterbeklebung mit ein.
  • Eventuell sollen auch Aufsteller und Außenwerbung angefertigt werden.

4-3 Monate – Der Firmenumzug rückt näher

Halten Sie die Mitarbeiter auf dem Laufenden. Erklären Sie ihren Mitarbeitern, welche Vorteile der neue Standort bringt, um sie zu begeistern. Denn durch die Begeisterung wird auch die Motivation verstärkt.

  • Vergrößern Sie die Vorfreude, indem Sie Ihre Mitarbeiter durch Fotos des neuen Standortes und durch das Mitteilen von neuen Informationen mit einbeziehen.
  • Vergessen Sie auch nicht ggf. noch Verträge zu kündigen und z.B. gemietete Stellplätze zu kündigen.
  • Eventuell müssen am neuen Standort Parkplätze gemietet werden.
  • Informieren Sie Anwohner/ Nachbarn rechtzeitig.Ein Umzug und Umbau geht immer mit Lärm einher. Versuchen Sie schon im Vorfeld für ein gutes Miteinander zu sorgen.
  • Eventuell haben Ihre Mitarbeiter auch Wünsche, Verbesserungsideen oder Bedenken. Hören Sie sich diese an, reden mit den Mitarbeitern darüber und beziehen Sie die Vorschläge ggf. mit ein.
  • Einige Mitarbeiter werden möglicherweise in Betracht ziehen zu kündigen, wenn der neue Standort weiter weg sein sollte. Besprechen sie vorher mit Ihren Mitarbeitern welche Möglichkeiten es gibt. Sollten Mitarbeiter wegfallen, macht es Sinn, schon vor dem Umzug um neue Mitarbeiter zu werben.
  • Es kann auch durch eine Vergrößerung erforderlich sein, am neuen Standort neue Mitarbeiter einzustellen. Zum Beispiel durch eine Stellenausschreibung in der Zeitung, oder mit der Hilfe von anderen Werbemitteln. Blickfang-design berät sie gerne dabei.
  • Teilen Sie Ihren Kunden die Informationen zu dem Umzug mit. Dafür bietet sich z.B. ein Rundschreiben, ein Mailing, ein Hinweis in der E-Mailsignatur und auch Beiträge in den sozialen Medien wie z.B. Facebook an.
  • Beauftragen Sie einen Nachsendeauftrag für ihre Geschäftspost, damit Ihnen keine wichtige Post entgeht.
  • Denken Sie daran Ihren Eintrag im Handelsregister ändern zu lassen.
  • Überarbeiten Sie auch Ihre Online-Einträge rechtzeitig und informieren Sie schon vorher darüber, dass Sie Ihren Standort wechseln, z.B. durch einen Blogbeitrag zu dem Thema.
  • Aktualisieren Sie Ihre Social Media Einträge zum Beispiel auf Facebook, Google Business, etc.
  • Informieren Sie Dienstleister, Behörden und Lieferanten die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, wie z.B. Ihre Reinigungskraft, Ämter und Behörden, Finanz-, Arbeits- und Gewerbeamt, Verbände, wie z.B. den Berufsverband über die Änderung.

2-1 Monate vor dem Umzug

  • Suchen Sie nach einer Firma, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist. Das ist wichtig, da sich diese Firmen mit dem Transport empfindlicher Gegenstände, wie z.B. elektronische Geräte, Kunstwerke oder Kühlgut auskennen und speziell dafür geschult sind. Auch können diese Firmen mit schweren, großen Geräten, sowie mit sorgfältig katalogisierten Akten umgehen.
  • Bei der Anschaffung des Umzugsmaterials, das heißt z.B. Kartons und Folien sollte man sich überlegen, ob man sie von der Umzugsfirma mit bucht, sich welche mietet, oder ob man welche kauft.
  • Legen Sie das Umzugsdatum rechtzeitig fest und wählen Sie nach Möglichkeit einen Tag, mit möglichst wenig Arbeitsaufkommen. Das hilft ihnen den Ausfall möglichst gering zu halten.
  • Beantragen Sie für den Umzug eine Halteverbotszone, damit sie ungestört ein- und ausräumen können. Vorher sollten Sie aber noch mit der Umzugsfirma klären, ob sich diese selbst darum kümmert.
  • Besprechen Sie mit ihren Mitarbeitern, was diese selbst einpacken können und was die Umzugsfirma einpacken muss. Vorher sollten Sie allerdings berechnen, was wirtschaftlicher ist: Die Umzugsfirma, oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter dafür zu nutzen.
  • Planen Sie vorher, wie Sie die neuen Arbeitsplätze anordnen wollen. Berücksichtigen sie ggf. auch Wünsche von ihren Mitarbeitern.

Die Firma zieht um – Die letzten Wochen vor dem Umzug

  • Überprüfen Sie, ob Sie alle Änderungen zum Beispiel beim Werbematerial (Imagebroschüren, Anzeigen etc) auf die neue Adresse angepasst haben
  • Überprüfen Sie, ob z.B. Briefpapier, Visitenkarten, Stifte und auch ggf. Stempel mit ihrer neuen Adresse vorliegen.
  • Auch im Telefonbuch und in den Gelben Seiten müssen ihre Einträge geändert werden.
  • Die Einträge in Ihren Social-Media Kanälen (z.B. Facebook, Google my business, Instagram, LinkedIn, Xing) müssen aktualisiert werden. Sie können schon vorab Ihre Kunden informieren, dass der Firmenumzug kurz bevorsteht. Wenn Sie umgezogen sind, müssen diese Daten auch im Impressum und in der Datenschutzerklärung angepasst werden.
  • Lassen Sie sich einige Tage vor dem Umzug nochmal ihre Termine bestätigen

Gerne unterstützen wir Sie bei allen Dingen, die in den Bereichen Marketing, Werbung, Website und Websiteaktualisierung anfallen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die erforderlichen Änderungen auf Ihren Social Media Kanälen für Sie.

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